社内ルールはどんな会社にもあると思います。ルールを作る上で少しだけ幅を持たせようとすることもしばしば。しかしそこには大きな落とし穴が隠れています。
例えば、資料の提出をPDFでもエクセルファイルでもどちらでも良いというルールが作られたとしましょう。また別の資料はPDFにしたもののみが受け入れられるとします。〇〇部への提出はどちらでも良い。別の△△さんへの提出はPDFのみ。
ある時、Aさんに〇〇部へ提出する資料作成を依頼します。またある時、Bさんに△△さんへ提出するの作成を依頼します。Aさんは資料をPDFで用意しました。Bさんは資料をエクセルファイルで用意しました。Bさんがルールを守れていません。
さて、このとき、資料作成を依頼したCさんはどう思うでしょうか？
PDFに限定されていたのはどちらだったかな？どちらでも良いのはどちらだったかな？このように必ず迷うと思います。
では仮に、すべての資料提出はPDFに統一すると決めたとします。迷いは発生しますか？当然しませんね。確認は必要ですか？必要ありません。
このようにルールを正しく整備するだけで多くの迷いは解消され無駄な時間が削減されます。
社内のルールは作る時にすべてのスマートな整備がされるとは限りません。だからこそ細かく運用の様子をチェックし小さな問題が見つかったときは迷うことなくルールを改定すべきと思います。
それを継続した先には、共通言語や常識が多くの社員で共有され、自ずとチェックが働き問題の多くは無くなっていくものです。
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